事例紹介Case

ActiBook Docs導入事例-ジェイ・ワークス株式会社様

ベルメアールの運営をはじめ、高級洋菓子・高級チョコレートの製造・販売

ジェイ・ワークスさま(ベルメアール)
貴社の紹介をお願いします。

河原様:当社は日本発ショコラ専門店のベルメアールはじめ、高級洋菓子・高級チョコレートの製造・販売をしております。もともとの商売の原点は、パッケージの製造を行っていた会社となりますが、時代の流れに敏感に反応し、固定観念にとらわれることなく斬新な発想で、価値のある商品開発をしてまいりました。
私が管轄しておりますベルメアールは全国で16店舗あり、直径6cm厚さ6mmのまるい板チョコレート「パレショコラ」をはじめとして、素材・レシピ・製作工程にこだわったチョコレートや焼き菓子を提供しております。

本部からの情報発信だけではなく、店舗からも情報を吸い上げたく導入!

お話いただいたジェイ・ワークス 河原様 
資料(ドキュメント)共有ツールActiBook Docsを検討することになったきっかけを教えてください。

河原様:ベルメアールは三越伊勢丹を始め、百貨店を中心に出店をしております。ですので、スペースの問題でPCを置くことができない店舗が多く、本部と店舗間でのコミュニケーションは主に電話とFAXでした。店舗の電話についてはお客さまがいらしていることもあるので、本部とのやり取りでは電話を使用したくないと思いつつも、致し方なく電話を使用しておりました。
そんななか、タブレット端末が流通し始め、ビジネスの場にも浸透し始めました。そこで当社も、店舗と本部のコミュニケーションツールとして、タブレット端末の導入の検討し始めました。タブレット端末の導入を検討した際に、タブレットのアプリやコンテンツについても併せて考え始めた際に、スターティアの営業の方から、ActiBook Docs(以下、Docs(ドックス))をご紹介いただいたのがきっかけとなります。

ActiBook Docs導入の決め手になったポイントがありましたら教えてください。

河原様:特に他社との比較検討は行いませんでした。実は5年ほど前に社内共有ツールのセミナーに参加して、他社の社内共有ツールも知ってはいたのですが、2階層しかないシンプルな構成と、導入後、走りながら運用を固めていくことができる点に惹かれDocs(ドックス)を導入いたしました。

社内向けのマニュアルと社外向けマニュアルの2軸で活用中!

ベルメアール 久が原店 店先写真   ベルメアール 久が原店 ショウウィンドウ ベルメアール ハロウィン陳列棚   ベルメアール 雑誌広告 ELLE掲載
実際にActiBook Docsを使用してみていかがでしたか。

河原様: 非常にシンプルなシステムでとても使いやすいです。 店舗スタッフ向けに、タブレット端末の導入と併せて、Docs(ドックス)の操作講習を1度行いました。1度しか説明していないにもかかわらず、また距離の都合上、直接説明できていない店舗もあるなか、特に大きな問題もなく利用できているようです。

実際にActiBook Docsをどのように活用されているのでしょうか?

河原様:本部と店舗のコミュニケーションツールとして活用しております。

①本部→店舗への情報共有
・各店舗の売上
全店舗で共有するために売上を共有しています。
また店舗間の売り上げを共有することで、各店舗同士が売上を意識し、結果として売上の底上げが  できるような相乗効果も狙っています。

・商品明細
商品の材料や特徴、アレルギー物質などの詳細情報を共有しています。
お客さまから質問があった際に、今までは本部へ電話問い合わせがきておりましたが、  Docs(ドックス)にて商品明細を共有したことで、本部への電話問い合わせはほぼなくなりました。

・納品明細
工房から各店舗への納品した商品の一覧になります。
納品明細を共有すると、各店舗へどの商品がどのくらい入荷するのかが確認できるため、その日の販売計画やレイアウトなどを、事前に決めることができます。

・外国版カタログ
ベルメアールは百貨店をメインに出店しておりますので、海外観光者の方々にも多くご来店いただきます。そこで中国語や英語版のカタログをDocs(ドックス)にて共有し、英語などが苦手なスタッフでも接客対応できるようにしております。

・昨シーズンのカタログ
シーズンごとに商品の入れ替えがあり、ハロウィンやクリスマスなどのイベントには限定商品が販売されます。「昨年はどんな商品が出ていたのか?」と社内外で話題になることがありますので、すぐにカタログを見ることができるように、Docs(ドックス)で共有しております。

・マニュアル
チョコレートやお菓子の基礎知識などの接客に関するマニュアルを共有しています。

・広告掲載
雑誌や新聞に広告が掲載された際に、記事のコピーを店舗へ共有します。広告をご覧になってご来店されるお客様もいらっしゃるので、店舗スタッフへリアルタイムで共有できるDocs(ドックス)には助かっております。

・連絡事項
上記には当てはまらないその他の連絡事項を、Docs(ドックス)にて共有しております。

②店舗→本部への情報共有
・陳列レイアウトの写真
季節やイベントに合わせて、本部から店舗へ、陳列レイアウトの指示をしております。本部の指示と実際の陳列レイアウトが合致しているかを確認するために、店舗から陳列した写真を共有してもらっております。
また各店舗同士の陳列レイアウトを見ることができるので、店舗づくりの参考になっているようです。

・商品不備の写真
商品づくりには万全を期しておりますが、人の手による工程が多いため、時折、商品に不備が発生してしまうこともございます。ですので、店舗スタッフは不備がないかチェックをしながら、商品を陳列しているのですが、もし商品の不備を発見した際には、写真を撮ってDocs(ドックス)で共有してもらっております。

実際にActiBook Docsを導入した成果や反響はいかがでしたか?

河原様:運用してまだ3ヶ月ほどなので(16年6月末~運用開始)、売上につながるような成果は正直わからないのが現状です。ただ、店舗から本部へ商品に関する問い合わせが、毎日1~2件は必ずあったのですが、Docs(ドックス)の導入後、ほぼなくなりました。ですので、本部・店舗ともにお互いの業務効率の改善には、つながっていると考えております。
また、これは感覚的なものになってしまうのですが、本部と店舗の距離が近づいたように感じております。
まだ運用してから3ヶ月という期間ではありますが、Docs(ドックス)を導入してよかったと考えております。

今後は売上と資料閲覧状況に相関関係があるのかなど、ログデータを活用していきたい。

ドックス画面 商品明細
今後のActiBook Docsに期待することはありますか?

河原様:エクセルファイルを更新・上書き保存できるようになると良いですね。現時点では、エクセルファイルの共有はできますが、データの更新や上書き保存ができません。やはり、エクセルデータは更新を想定して作成することが多いので、上書き保存ができるようになったらさらに便利になるかと思います。 また、3層目のフォルダも作成できるようになったら、いいなと感じています。先程は、2階層目までのシンプルな構造が気に入ったポイントの一つだとお伝えしたのですが、使い込んでみると、もう1階層あると、運用の自由度が広がるなと感じました。

ActiBook Docsを活用した今後の展望があれば教えてください。

河原様:ログデータの活用をしていきたいですね。店舗スタッフには「閲覧ログを取得しているよ」と、牽制はしているのですが(笑)実際にログデータの確認や活用はしきれていないのが現状です。Docs(ドックス)の運用が軌道に乗りましたら、しっかりログデータを活用し、売上と資料の閲覧に相関関係があるのか等を計測していきたいと思います。
また店舗の環境に依存してしまう話になってしまうのですが、 Docs(ドックス)で共有した書類を店舗でプリントアウトできるような環境も構築していきたいと考えております。プリンターすら置くスペースがない店舗もあるのですが、モバイルプリンターなど非常にコンパクトなプリンターもでてきておりますので、Docs(ドックス)で共有したデータをダウンロードして、店舗で印刷できるようにしていきたいですね。

本日は、ありがとうございました!
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