事例紹介Case

ActiBook Docs導入事例-株式会社TFCメディアラボ様

島根県雲南市にあるWeb制作・ITサービス提供会社

TFCメディアラボさま
貴社の紹介をお願いします。

星野様:当社は島根県雲南市にあるWebデザイン・制作、アプリ開発、メール配信システムの開発・提供、インターネ ットシステム保守をしている会社です。
その中でも特に力を入れているのが、公立小中学校のWeb制作、サポートおよび 学校と保護者間のメール配信シス テムの開発、提供、サポート業務でして、すでに10数年に渡って行っています。すべて、独自開発のCMS“LOGlab Next”を利用し、学校ごとにカスタマイズして提供、サポートしています。
特に島根県東部山間地においては冬は積雪による交通(通学)の障害や、季節を問わずイノシシ、クマなどの出没な ど、子供だけでなく、地域住民の生活や安全を脅かす事象が発生しており、当社の提供するWeb、メール配信は地域の情報提供、共有システムとして評価され順次、利用エリアを拡大しています。

電子マニュアルの導入を検討しており、ほぼ即決で導入!

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資料(ドキュメント)共有ツールActiBook Docsを検討することになったきっかけを教えてください。

星野様:実はもともとActiBookを利用しており、学校ホームページに電子ブックスタイルの資料、コンテンツを組み込んだWeb提供を行ってきました。その経過の中で、Docs(以下、Docs(ドックス)と表記)を紹介されたのが、Docs(ドックス)を導入検討する直接のきっかけです。当時、ちょうど電子マニュアルの導入を計画していたタイミングでもあったので、ほぼ即決でDocs(ドックス)の導入・利用を始めました。

導入検討する際に、他社サービスとの比較は特にしておりません。 Docs(ドックス)は当方での位置づけが異なるので比較対象になりませんが、現在汎用的なクラウドサービスとして提 供されているもの(iCloud,Googleドライブ,MS OneDrive,DropBox)と併せて利用しております。

ActiBook Docs導入の決め手になったポイントがありましたら教えてください。

星野様:Docs(ドックス)の導入を決めたポイントは、何よりも「サポートが丁寧でしっかりしている」「システムの機能強 化、バージョンアップなどがきちんと行われている」という点です。 実際にDocs(ドックス)を導入後、スターティアラボの営業担当の方の丁寧なフォローを実感しており、信頼して使い続 けられる安心感があります。
当社でも心掛けている「顔の見える、声が聞こえる」サポートという点では素晴らしいと思っ ています。 このようなクラウドサービスには、利用料金のみ徴収して、あとは「自分で使ってください」的なサービスが多すぎる時代にあって、このようなサポートを継続できることは素晴らしいことです。このようにきちんと、サポートいただけるからこ そ、しっかりとDocs(ドックス)を活用できるのかと思います。

また、Docs(ドックス)はシンプルな機能ながら、
・コンテンツごとの制御機能が充実している
・コンテンツのアクセス状況が把握できる
と、単純な共有ツールではなく、権限設定や閲覧状況の管理ができる点も良いと思い導入いたしました。

社内向けのマニュアルと社外向けマニュアルの2軸で活用中!

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どのようにActiBook Docsを運用されているのですか。

星野様:当社ではDocs(ドックス)を、「社内向けの資料共有ツール」と「LOGLabユーザーへのオンラインマニュアル」 の2軸で活用しております。

1)社内向けのマニュアル・資料共有として いわゆるペーパーレス化の一環として活用しております。単に書類をスキャン、PDF化して共有サーバーに入れているだけでは活用しにくいため、 Docs(ドックス)で分類し、アクセス管理を行えるようにし、いつでもどこからでも、マニュアルや資料を、参照し業務に使えるスタイルを構築しています。

2)当社提供のCMS”LOGLab”によるWebおよびメール配信システムのユーザー用オンラインマニュアルとして先述した通り、Webもメール配信システムも、お客様ごとにカスタマイズしているため、ユーザーマニュアルも共通部分とオリジナル部分に分かれます。既存のお客さまはもちろん、今後の新たにカスタマイズしていくお客様に対して、より良いカスタマイズを提供するために、マニュアルにアクセス管理の仕組みを取り入れ、どの部分が一番読まれているかを把握することで、Web、メール配信システムの改善にもつなげていっています。
また、Webもメール配信システムも、島根県東部の山間地のお客様にもご提供しております。そのため、カバーエリアが広く、訪問して説明したりサポートするには多大な時間を必要とします。そのため、しっかりしたオンラインマニュアルを構築して提供するとともに、これを媒介とした電話サポートの充実とレベルアップを図ることが、Docs(ドックス)によって 実現できるものと考えています。

ActiBook Docsを導入した成果や反響はいかがでしたか?

星野様:お客様から操作の説明を求められる度に、人数分の書類やマニュアルを印刷して持参していたものが、 Docs(ドックス)のみでできるようになりました。
また、紙媒体のマニュアルはいったんお渡ししてしまうと、"LOGLab"をバージョンアップするたびに新しいマニュアルを提供する必要もあり、マニュアルの更新を1つするのも大変でした。お客様へお渡しするマニュアルを、Docs(ドック ス)にすることにより、バージョンアップに伴うマニュアルの内容変更に柔軟に対応できるようになりました。さらに、必要な箇所だけ必要な枚数を、お客様にて印刷して頂けるようになったため、印刷コストを減らすことができました。

今後はログ解析をして、より効率的な営業活動へつなげていきたい

 
今後のActiBook Docsに期待することはありますか?

星野様:改善をお願いしたい点は、以下の6点となります。
1)ドキュメントから別ドキュメントへのリンク機能があるとよい
2)ビューワの拡大縮小機能を連続的なズーム方式にしてほしい
(現在の拡大機能は、ワンクリックで画面をはみ出して使い勝手がわるい)
3)キーワード検索を、全角、半角両方に対応させてほしい
4)フルスクリーンモードでも、キーワード検索ができるようにしてほしい
5)印刷ボタンの所在が分かりにくいので、メニュー表示を改善してほしい
6)ページ境目の陰影は不要
(無駄なスペースとなってしまうため、ActiBookのように陰影ありなしを選択できるとよい)

ActiBook Docsを活用した今後の展望を教えてください。

星野様:営業担当の方へはお伝えしいているのですが、例えば弊社が開発したスマホ等のアプリとリンクしたり、組み合わせて使えるようになると、今後いろいろな可能性が出てきそうだと考えています。
また、有料コンテンツを提供する1つのツールとして、活用していけたら良いなと考えています。

本日は、ありがとうございました!
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